プライバシーポリシー

プライバシーポリシー

ムンディファーマ株式会社は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）を遵守し、プライバシーポリシーを定めております。

1. 1. 個人情報の収集と利用

   当社は、個人情報を取得する場合には、事前に個人情報の取得理由を明確にし、利用目的をご本人に通知、または当社ホームページにて公表いたします。

2. 2. 個人情報の正確性の確保等

   • • 当社は、個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう努めます。

     • 当社は利用する必要がなくなった個人情報を遅滞なく消去するよう努めます。また、当社は、個人情報を消去する場合には、読み取り不能な状態にするか、ディスクを物理的に破壊するなど、媒体に応じて適切な手法を用います。

3. 3. 個人情報に関する苦情・相談

   当社は、個人情報の取り扱いに関する苦情対応窓口を設置し、苦情・相談、事故等があった場合には、適切な対応に努めます。

4. 4. 個人情報の開示等の請求

   当社は、情報主体から個人情報に関する開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去または第三者提供の停止の請求があった場合には、お申し出いただいた方が本人であることを確認したうえで、個人情報保護法に従い遅滞なく対応いたします。

5. 5. 個人情報保護のための体制

   個人情報に関する漏えい、滅失、毀損その他の事故を防ぐために、個人情報保護法及びその他の関係法令、関係省庁のガイドライン、社内規程等が定める適切な安全管理対策を講じます。当社は、安全管理対策の改善・強化のため、継続的かつ定期的に、その内容を見直します。

個人情報の取り扱いに関する公表事項

1: 個人情報の利用目的

当社は、事業遂行上、個人情報を以下の利用目的、あるいは別途お知らせするその他の目的の範囲内において取り扱います。

1. （１）医師、歯科医師、薬剤師、看護師、薬局・薬店その他の医療従業者に関する個人情報の利用目的

   • 医薬品、医療機器、試薬、栄養食品、その他当社が取り扱う商品（以下併せて「医薬品等」といいます。）の適正使用に関する情報の提供・収集
   • 当社の医薬品等、サービス、イベントに関する最新情報の提供（最新の企業ニュース、業界に関する見識、疾患啓発情報、安全性に関する最新情報、教育的情報、重要なお知らせ、及びお客様が関心のあるその他の情報の提供を含む）
   • お客様がどのコンテンツが最も関心があるかを理解し、不要な情報の配信を避けるために、当社サイト及び電子メールの使用を監視及び分析することを含む、お客様のご専門と関心に応じて個別化されたコミュニケーションの配信
   • 当社の医薬品等、サービス、デジタルコミュニケーションの改善（データ分析による業務改善を含む）
   • お客様からのお問い合わせやご要望、個人的要求や嗜好、苦情の対応
   • 医療従事者のみを対象としたコンテンツやシステムにアクセスする場合、またはお客様とお取引をする場合などにおける、特定のサービスへのアクセスまたはサービス提供が可能かどうかの確認
   • 当社の臨床試験、観察研究、市場調査、アドバイザリーボードへの参加、及びその他の研究及び/またはサービスの提供に対するお客様の適合性の評価
   • サービスに対する報酬、寄付、スポンサーシップ、助成金を含むFair Market Valueの設定と評価
   • 当社の法的及び倫理的義務、社内ポリシー、業界の道徳規範の遵守（例えば、透明性ガイドラインに基づくお客様への支払いまたはその他の価値移転に関する情報の開示）
   • 当社のネットワークに対する悪用や攻撃、不正行為の申し立て、または当社の事業に有害なその他の行動を含む行動を検出して調査し、そのような行動を防止するための積極的な措置
   • 法的手続き、事業資産または事業運営の購入または処分、または政府または規制当局からの情報請求への対応に伴うデューデリジェンス、利益相反のチェック、及び情報開示の行使
   • 緊急安全性情報や添付文書改定のお知らせなどの情報提供
   • 副作用発生、事故発生、回収等の連絡
   • 特定生物由来製品納入先の把握および連絡
   • 医薬品等の使用実態・使用者ニーズ等の調査・分析
   • 開業支援、経営支援、医療連携支援等のための情報提供・収集
   • 医学、薬学分野における調査・研究
   • 臨床試験、製造販売後調査（市販後調査）等の依頼および実施
   • 官公庁への届出・報告
   • 円滑なコミュニケーション環境の維持・構築
   • 治験依頼者担当者、治験責任医師、被験者等、治験実施のための関係者情報の提供・収集
   • 社内研修のための講師依頼・講義領収書作成
   • 法定調書作成
   • 契約書作成及び管理

2. （２）くすり相談室、広報部等の会社窓口の利用者に関する個人情報の利用目的

   • 医薬品等の製造販売業者、製造者、販売業者、医療関係者等への連絡・提供
   • 官公庁への届出・報告
   • ご相談、ご連絡等の内容の検討、調査および対応

3. （３）医学、薬学、生物学等の研究者・専門家に関する個人情報の利用目的

   • 研究用試薬の適正使用に関する情報および学術情報の提供・収集
   • 研究用試薬の納入先、使用実態、使用者ニーズ等の調査・把握
   • 医学、薬学を含む生物学分野における調査・研究
   • 臨床試験の実施
   • 円滑なコミュニケーション環境の維持・構築
   • 法定調書作成
   • 契約書作成

4. （４）採用応募者に関する個人情報の利用目的

   • 当社からの資料提供を希望される方からのご質問への対応
   • 採用選考
   • 選考手続およびその結果に関する連絡
   • 入社前手続の実施およびそれに付随する手続

5. （５）当社従業員および退職者ならびにその家族に関する個人情報の利用目的

   • 勤務、給与・経費（クレジットカード申込を含む）の支払い、人事、 評価、能力開発、福利、安全衛生など人事労務管理
   • 労働組合、共済会、健康保険組合、関係会社への連絡・情報提供・人材育成実施のための情報提供
   • 業務委託会社、コンサルタント会社、保険会社（当社へ仲介している会社に限る）等への連絡・情報提供
   • 略歴の社外掲示
   • 緊急時の連絡
   • 社内インフラ整備
   • 出張等の手配
   • 治験に関する安全性情報入手時の連絡先を文書に記載するため
   • 官公庁への届出・報告

6. （６）各種取引先業者（例：医薬品等の卸売業者）の役員・従業員等に関する個人情報の利用目的

   • 医薬品等の効率的なプロモーション推進のための協働
   • 医薬品等の品質、安全性または有効性に関する情報の提供・収集
   • 副作用発生、事故発生、回収等の連絡・協働
   • 医薬品等の納入先、使用実態、使用ニーズ等の調査・把握
   • 円滑なコミュニケーション環境の維持・構築
   • 資格・職能・経験等の把握
   • 当社製品情報や営業方針などの連絡
   • 取引業者選定の参考
   • 官公庁への届出・報告
   • 契約書作成

7. （７）コンサルタント、業務委託会社の役員・従業員等に関する個人情報の利用目的

   • 日本の薬機法および関連規制等（日本の臨床試験実施基準を含む）に関して、専門家からのコンサルティングを受けるため
   • 人材の探索、選考、面接に関する業務
   • 税務関連法令の遵守のための外部監査
   • 医薬品等のプロモーション
   • 治験広告における治験実施のための関係者情報の提供・収集
   • 社内研修のための外部委託
   • 社外啓発活動支援のための外部委託
   • 市場調査・分析のための情報収集
   • 社内用ソフトウェア導入、社内業務円滑化に関する業務の委受託
   • 医薬品等の資材製作および納入に係る業務委託
   • 円滑なコミュニケーション環境の維持・構築
   • 契約書作成

2: 個人情報の共同利用

当社は、株式会社日本アルトマークが管理・運営するメディカルデータベース （ＭＤＢ）の個人情報を特定の企業と共同して利用いたします。 共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的、個人データの管理について責任を有する者については、株式会社日本アルトマークのホームページ（https://www.ultmarc.co.jp/privacy/shared_use/index.html）をご覧下さい。

3: 個人データの第三者提供

当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、個人データを第三者へ提供いたしません。

• • ご本人から同意をいただいた場合
  • ご本人を識別することができない状態で開示する場合
  • 利用目的の達成に必要な範囲で、業務委託先に開示する場合
  • 法令等により要求された場合

当社は、取得した個人情報を、日本と同等の個人情報保護法制を有さない国に移転する可能性があります。当社の事業活動を通じて個人情報を移転する主要な国・地域はEU、英国、シンガポール、中国、UAE等であり、このような個人情報のグローバルな移転に際し、当社は、当該移転先国・地域の個人情報保護に関する制度を把握するとともに、個人情報の保護に関する法律の要求するところに従い、個人情報が十分に保護されることを確実にするための適切な保護措置（契約上の確約等）を講じます。

4: 保有個人データの取扱い

当社の保有個人データについては、ご本人またはその代理人の方は当社に対し、ご本人に係わる保有個人データについて、個人情報保護法および当社の定める手続に従い、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加もしくは削除、利用の停止、消去または第三者提供の停止を求めることができます。保有個人データに関するお問合せは、「開示・訂正・利用停止等の請求について」をご参照ください。

5: 個人情報に関するお問合せ等の受付窓口

個人情報に関するお問合わせ窓口

〒108-6019
東京都港区港南二丁目15番1号
品川インターシティA棟19階
ムンディファーマ株式会社

個人情報相談窓口

Tel: 03-6718-2350

開示･訂正･利用停止等の請求について

当社の保有個人データに関する利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、および第三者提供の停止の請求につきましては、下記の手続きに従い受付をさせて頂きます。なお、下記方法によらずに請求された場合につきましては、ご希望に添えない場合がありますので、ご了承ください。

1. 請求手続

1. （１）請求書（様式）

   該当する請求書（下記「3. 請求書」参照）に必要事項を漏れなくご記入ください。

2. （２）添付書類

   第三者への情報漏洩などを防ぐため、ご本人または正当な権限を有する代理人からのご請求であることを確認させていただきます。なお、ご提出いただきました添付書類につきましては、当社にて必要な期間保管した上で、適切な方法で破棄させていただきます。返還には応じることができませんので、ご了承ください。

   ＜ご本人からお申込みの場合＞

   • a. ご本人であることを確認する書類
     

     請求者がご本人であることを確認させていただくための書類として、下記の書類のうち、いずれか2つの書類の写しを同封してください。

     • 住民票
     • 運転免許証
     • パスポート
     • 健康保険証
     • 住民基本台帳カード

※請求者が外国籍の方の場合、外国人登録証明書または登録原票記載事項証明書の写しを必須の書類としてご送付ください。

2. 請求へのご対応

ご請求については、個人情報保護法に従い、遅滞なく対応させていただきます。ご請求が同法に定められた条件を満たさない場合や、例外事由に当たる場合には、ご請求に応じることができないことがございますので、ご了承ください。 こちらからの回答書を当社の個人情報相談窓口に来訪され、直接お受け取りになられる場合には、 上記１（２）「a．ご本人であることを確認する書類」に記載の本人確認書類のうちの2つによりご本人確認をさせていただきます。

3. 請求書

ご要望の内容に応じて、以下のファイルをダウンロードし、印刷してご利用ください。

Pharmacovigilance Privacy Notice:

As a pharmaceutical company, Mundipharma and its corporate subsidiaries, affiliates, and Independent Associated Companies, (hereafter collectively “Mundipharma”, “we”, “us” or “our”) are legally required to monitor the safety of all our products worldwide (also known as our pharmacovigilance obligations).

To comply with our pharmacovigilance obligations in in the interest of protecting patient safety and public health, we are obliged to collect and process information which may directly or indirectly identify a natural person (“Personal Data”) from individuals who experience and/or report an unfavourable, untoward or unintended event following the use of our products (“Adverse Event”), whether the Adverse Event is considered to be associated with the treatment or not.

This Pharmacovigilance Privacy Notice is intended to provide you with important information regarding Personal Data we collect, share and use, for pharmacovigilance purposes and how you can exercise your privacy rights under applicable privacy and data protection laws (including the EU General Data Protection Regulation ((EU) 2016/679) or “GDPR”). For the purposes of data protection laws, we are the controller of the Personal Data.

How do we collect Personal Data?

Personal Data which we process for pharmacovigilance purposes is provided to us either by a patient directly or a reporter such as a healthcare professional or third party (e.g. pharmacy, regulatory agency, distributor, market research agency, etc.) reporting an adverse event on behalf of a patient.

What Personal Data do we collect for pharmacovigilance?

We only collect the minimum data required for the purposes of fulfilling our pharmacovigilance obligations.

• (a) Personal Data about the patient includes, but is not limited to:
• • a. Patient ID/Initials
  • b. Contact Details (if patient is the Reporter)
  • c. Date of Birth
  • d. Gender
  • e. Age/Age Group at Onset
  • f. Ethnic Origin
  • g. Adverse Event information
  • • i. Symptoms
    • ii. Duration
    • iii. Outcome
    • iv. Suspect product
    • v. Concomitant Medications
    • vi. Hospitalisation details (if any) relevant to the Adverse Event
    • vii. Patient Medical History
• (b) Personal Data about a Reporter, includes but is not limited to:
• • a. Reporter Name
  • b. Contact Details
  • c. Profession
  • d. Professional Qualifications (if the person is a healthcare professional)

Why do we collect Personal Data?

Pharmacovigilance regulations were put in place to protect Public Health. The regulations require pharmaceutical companies to collect safety information related to their products and investigate any reports of Adverse Events received. As part of meeting our pharmacovigilance obligations, we may process Personal Data to:

• investigate the Adverse Event;
• contact Reporters for further information about the Adverse Event reported;
• collate the information about the Adverse Event with information about other Adverse Events reported to Mundipharma to support safety monitoring of the product;
• provide mandatory reports to national and/or regional competent regulatory authorities.

We only use Personal Data collected for pharmacovigilance for this purpose.

Legal basis for processing your Personal Data

Mundipharma processes Personal Data collected for pharmacovigilance to comply with legal and regulatory obligations to monitor and report Adverse Events and for reasons of public interest and public health.

Who do we share your personal data with?

Personal data reported as part of an Adverse Event are shared within Mundipharma on a worldwide basis through our Global Safety Database. The Mundipharma Global Safety Database is validated and tested periodically to ensure appropriate security. Access to the Global Safety Database is restricted to authorised personnel only for whom access is necessary.

Mundipharma is also obliged to transfer Adverse Event data to national regulatory authorities databases, including the European Medicine Agency’s EudraVigilance database. Information transferred is limited to age/age group, date of birth, gender information concerning the reaction, and the health of the patient.

Mundipharma may also disclose your Personal Data:

• to pharmacovigilance service providers (e.g. safety database providers, call centre operators);
• to any third party that acquires, or is interested in acquiring, all or part of our assets or shares, or that succeeds Mundipharma in carrying on all or a part of its business, whether by merger, acquisition, reorganization or otherwise;
• as required or permitted by law, including to comply with a subpoena or similar legal process or government request, or when Mundipharma believes in good faith that disclosure is legally required or has a legitimate interest in making a disclosure, such as where necessary to protect Mundipharma’s rights and property.

Adverse Event information may also be published in case studies and shared with distributors and licensors. In such situations any identifying information is removed prior sharing the data to ensure complete anonymity.

International transfers of Personal Data

Where we transfer your personal data we will use suitable measures, such as standard contractual clauses and (where appropriate) supplementary measures, to protect your personal data being shared outside of your country to countries that do not offer a suitable level of protection. We may need to share your personal data with a government authority, regulator or to otherwise comply with our legal obligations.

How long will we keep pharmacovigilance Personal Data?

Adverse Event and safety information for Mundipharma products, which may include personal data and related correspondence, is retained at least for the duration of the product life-cycle and for an additional twenty-five years after the product has been removed from the market in accordance with our Records Management Policy.

Your Rights

You have certain rights under applicable privacy and data protection laws, which may be subject to limitations and/or restrictions. These include the right to:

• Request access to your Personal Data, and request a copy of the data we hold;
• Rectify any information we hold if it is incorrect;
• Request the restriction of processing your personal information in the event of data inaccuracy;

Our processing of your personal data is in pursuit of a public interest objective in public health. This means that you do not have a right to object, a right to erasure, or a right to data portability. These limitations to your rights are due to our legal pharmacovigilance obligations. For security reasons you may be required to provide adequate identification before we are able to action any of your rights.

Contact Us

All your requests, inquiries or complaints regarding this Privacy Notice or relating to the processing of your personal data including all requests as detailed in the Section, ‘Your Rights’ above, should be sent in writing to us at the following address: data.privacy@mundipharma.com. You can contact our data protection officer here. To help us efficiently deal with your request, it would be helpful if you could state in your communication your relationship and/or interactions with us, as well as the specifics of your query or request when contacting us.

Last Updated: Jan 2024